איך לבחור מזכירה אישית למשרד

הבחירה במזכירה אישית למשרד אינה רק פעולה טכנית של גיוס כוח אדם; היא אחת ההחלטות המכריעות ביותר שיכולות להשפיע על האופן שבו מתנהל המשרד, על האווירה הפנימית בו ועל היכולת של הארגון לתפקד ביעילות. המזכירה האישית היא לעיתים קרובות הפנים של הארגון, האדם הראשון שמקבל את פני הלקוחות והמבקרים, והאדם שאחראי על ניהול המשימות היומיומיות בצורה חלקה ויעילה. בשל כך, ישנה חשיבות עליונה לבחירה נכונה של המזכירה האישית, תוך התחשבות במכלול רחב של גורמים ופרמטרים. נסקור את שלבי הבחירה של מזכירה אישית למשרד, החל מהבנת הצרכים של הארגון ועד לתהליך הקליטה וההכשרה.

שלב ראשון – הבנת הצרכים והגדרת התפקיד

לפני שמתחילים בחיפוש אחר המועמדת המתאימה ביותר, חיוני להבין לעומק את הצרכים המדויקים של המשרד ומה כוללים תחומי האחריות של שירותי האדמיניסטרציה. הצעד הראשון בתהליך זה הוא הכנת תיאור תפקיד מפורט וברור:

• הגדרת תחומי האחריות – יש לקבוע בצורה מדויקת וברורה מה הם תחומי האחריות של המזכירה. האם היא תהיה אחראית על ניהול יומנים, תיאום פגישות וכנסים, ניהול מסמכים, או שמא התפקיד כולל גם תמיכה אדמיניסטרטיבית רחבה יותר? האם ישנם תחומים נוספים בהם המזכירה תצטרך לפעול כמו תחזוקה של מערכות מידע, תמיכה לוגיסטית או קשר עם ספקים ולקוחות?
• דרישות טכניות – האם נדרשת שליטה בתוכנות ספציפיות כמו Microsoft Office, Google Workspace,  או מערכות ניהול נוספות? האם ישנן דרישות לשפות נוספות, כמו אנגלית, ספרדית, צרפתית או שפות אחרות שהארגון פועל בהן? הכישורים הטכניים הנדרשים צריכים להיות חלק בלתי נפרד מתיאור התפקיד.
• כישורים בין אישיים – חשוב להבין אילו כישורים בין אישיים חשובים לתפקיד. האם המשרה דורשת אינטראקציה רבה עם לקוחות, ספקים או גורמים פנימיים אחרים בארגון? האם יש דגש על שירות לקוחות, תקשורת יעילה, ניהול משברים או שמירה על דיסקרטיות?

שלב שני – חיפוש ומיון מועמדים

לאחר שהגדרתם את הצרכים והגדרתם את התפקיד, ניתן להתחיל בתהליך החיפוש והמיון של המועמדות המתאימות:

• פרסום מודעת דרושים – פרסמו מודעת דרושים ברורה ומפורטת שתכלול את תיאור התפקיד, דרישות הכישורים והניסיון המצופה. תוכלו לפרסם במגוון מקומות, כולל אתרי דרושים, רשתות חברתיות מקצועיות, לוחות דרושים ייעודיים ואפילו באמצעות חברות השמה שמתמחות באיתור מועמדים למשרות ספציפיות.
• מיון קורות חיים – בצעו סינון ראשוני של קורות החיים שהתקבלו, תוך התמקדות בניסיון הרלוונטי, הכישורים וההתאמה לדרישות התפקיד שהגדרתם מראש. חפשו אחר מועמדות שהן לא רק בעלות ניסיון טכני מתאים, אלא גם מתאימות לתרבות הארגונית ולערכי המשרד שלכם.
• ראיונות טלפוניים – קיום ראיונות טלפוניים ראשוניים עם המועמדות יכול לסייע באיסוף מידע נוסף ולצמצם את הרשימה למועמדות המתאימות ביותר להמשך התהליך. בשיחות אלו תוכלו לברר פרטים נוספים על הניסיון המקצועי, הזמינות לתחילת עבודה והכללים הבסיסיים של התפקיד.

למידע נוסף כנסו לאתר עוזרת אישית